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Privacy Policy

Datenschutz­erklärung

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Datenschutzerklärung

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Otto Schmidt GmbH – Import-Export. Eine Nutzung der Internetseiten der Otto Schmidt GmbH – Import-Export ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung der betroffenen Person ein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO und in Übereinstimmung mit den für die Otto Schmidt GmbH – Import-Export geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchte unser Unternehmen die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.

Die Otto Schmidt GmbH – Import-Export hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können Internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

Inhalt
  1. 1. Begriffsbestimmungen
  2. 2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
  3. 3. Hosting der Internetseite
  4. 4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen (Server-Logfiles)
  5. 5. Keine Cookies und kein Tracking
  6. 6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
  7. 7. E-Mail-Kommunikation über Microsoft 365
  8. 8. Links zu Angeboten anderer Anbieter
  9. 9. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten
  10. 10. Rechte der betroffenen Person
  11. 11. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
  12. 12. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
  13. 13. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden
  14. 14. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
  15. 15. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss; Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
  16. 16. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung der Otto Schmidt GmbH – Import-Export beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der DSGVO verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern.

Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

a) personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

b) betroffene Person

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

c) Verarbeitung

Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

d) Einschränkung der Verarbeitung

Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

e) Profiling

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

f) Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

g) Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher

Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

h) Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

i) Empfänger

Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.

j) Dritter

Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

k) Einwilligung

Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Otto Schmidt GmbH – Import-Export
Friedrich-Wienke-Str. 12
32791 Lage
Deutschland
Tel.: +49-5232-3256
E-Mail: mail@otto-schmidt.com
Website: www.otto-schmidt.com

3. Hosting der Internetseite

Unsere Internetseite wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland (nachfolgend „IONOS“) betrieben. Sie besteht ausschließlich aus statischen Seiten; es werden weder eine Datenbank noch ein Content-Management-System eingesetzt. Sämtliche Inhalte, einschließlich Schriftarten, Bildern und Skripten, werden direkt von unserem Webserver bei IONOS ausgeliefert. Beim Aufruf unserer Internetseite werden daher keine Daten an andere Anbieter, etwa an Server von Google oder an sogenannte Content-Delivery-Netzwerke, übermittelt.

IONOS verarbeitet die beim Aufruf unserer Internetseite anfallenden Daten (siehe Ziffer 4) ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Hierzu haben wir mit IONOS einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung dieser Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union findet nach Angaben von IONOS nicht statt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz eines Hostinganbieters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, zuverlässigen und effizienten Bereitstellung unserer Internetseite.

Zum Schutz der Datenübertragung nutzt unsere Internetseite eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Zeichenfolge „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei IONOS finden Sie unter https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/.

4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System erfasst der Webserver von IONOS automatisch allgemeine Daten und Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert diese in den Logfiles des Servers. Erfasst werden (1) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannter Referrer), (2) die aufgerufene Unterseite oder Datei, (3) der verwendete Browsertyp und dessen Version, (4) das verwendete Betriebssystem, (5) der Gerätetyp, (6) das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs sowie (7) die Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse). Die IP-Adresse wird nach Angaben von IONOS bereits bei der Erfassung anonymisiert. Die vollständige IP-Adresse wird nur kurzzeitig verarbeitet, soweit dies für die Auslieferung der Internetseite technisch erforderlich ist.

Diese Daten werden benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern und (2) die dauerhafte Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Internetseite und der zugrunde liegenden Systeme zu gewährleisten, insbesondere um Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Wir ziehen aus diesen Daten keine Rückschlüsse auf die betroffene Person und führen sie nicht mit anderen Datenquellen zusammen.

Auf Grundlage dieser anonymisierten Daten erstellt IONOS mit dem Dienst „SiteAnalytics“ außerdem allgemeine Zugriffsstatistiken, etwa zur Anzahl der Seitenaufrufe oder zu den verwendeten Browsern und Gerätetypen. Dabei werden keine Cookies gesetzt; ein Bezug zu einzelnen Personen kann nicht hergestellt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den genannten Zwecken. Die Logfiles werden nach Angaben von IONOS acht Wochen lang gespeichert und anschließend gelöscht.

5. Keine Cookies und kein Tracking

Unsere Internetseite setzt keine Cookies und nutzt keine vergleichbaren Technologien (etwa den lokalen Speicher des Browsers), um Informationen auf Ihrem Endgerät zu speichern oder auszulesen. Über die in Ziffer 4 beschriebene anonyme Zugriffsstatistik unseres Hostinganbieters hinaus setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein.

Inhalte anderer Anbieter, etwa Videos, Karten, Schriftarten oder Social-Media-Plugins, sind nicht in unsere Internetseite eingebunden; die verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Das auf der Internetseite eingesetzte JavaScript dient ausschließlich der Bedienung, etwa dem Navigationsmenü und der vergrößerten Ansicht von Produktbildern, und übermittelt keine Daten.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Auf unserer Internetseite sind unsere E-Mail-Adresse und unsere Telefonnummer angegeben. Nimmt eine betroffene Person auf diesem Weg Kontakt mit uns auf, werden die von ihr übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten und Inhalt der Anfrage) zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für die Verarbeitung von E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (siehe Ziffer 7).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der wirksamen Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, etwa nach Handels- oder Steuerrecht, entgegenstehen.

7. E-Mail-Kommunikation über Microsoft 365

Für unsere E-Mail-Kommunikation sowie für die Bearbeitung und Ablage unserer Geschäftskorrespondenz nutzen wir Microsoft 365, insbesondere den Dienst Exchange Online. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (nachfolgend „Microsoft“).

Wenn Sie uns eine E-Mail senden, beispielsweise an die auf unserer Internetseite angegebene Adresse, oder eine E-Mail von uns erhalten, werden die Inhalte der E-Mail einschließlich etwaiger Anhänge sowie die zugehörigen Metadaten (z. B. Namen und E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger, Datum und Uhrzeit sowie technische Angaben wie die IP-Adresse des versendenden Mailservers) auf Servern von Microsoft verarbeitet und gespeichert. Eingehende E-Mails werden dabei automatisch auf Spam und Schadsoftware geprüft; E-Mails mit bestimmten Dateianhängen werden aus Sicherheitsgründen nicht zugestellt (siehe Blocked File Types). Sofern der Mailserver des Absenders dies unterstützt, werden E-Mails verschlüsselt (TLS) übertragen.

Microsoft verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Grundlage hierfür sind die Datenschutzbestimmungen für Microsoft-Produkte und -Dienste (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum), die die nach Art. 28 DSGVO erforderlichen Verpflichtungen enthalten. Darüber hinaus erstellt Microsoft nach eigenen Angaben für einzelne eigene Geschäftszwecke im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Dienste, etwa für Abrechnung und Kontoverwaltung, interne Berichte und Geschäftsplanung sowie die Finanzberichterstattung, aggregierte Statistiken aus pseudonymisierten Nutzungsdaten, ohne dabei auf die Inhalte der E-Mails zuzugreifen; insoweit ist Microsoft eigenständig verantwortlich. Eine Nutzung der Daten für Profilbildung oder Werbung schließt Microsoft aus.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Im Übrigen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, sicheren und effizienten Kommunikation sowie im Schutz unserer IT-Systeme vor Spam und Schadsoftware.

Microsoft hat sich im Rahmen der sogenannten EU-Datengrenze (EU Data Boundary) verpflichtet, die Daten von Kunden mit Sitz in der Europäischen Union innerhalb der EU und der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) zu speichern und zu verarbeiten. In begrenzten Fällen, etwa zur Gewährleistung der Sicherheit der Dienste oder bei Wartungs- und Supportzugriffen, können Daten dennoch in Drittländer, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Solche Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zusätzlich ist Microsoft unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht (Art. 45 DSGVO).

Wir speichern E-Mails so lange, wie es für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist. Geschäftsbriefe und andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, auf und löschen sie anschließend.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement) und in den Informationen zur EU-Datengrenze (https://learn.microsoft.com/de-de/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn).

8. Links zu Angeboten anderer Anbieter

Unsere Internetseite enthält Links zu Angeboten anderer Anbieter, insbesondere zu einem Video unserer Produkte auf YouTube (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) sowie zu einer Kartenansicht unseres Standorts bei OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich). Diese Inhalte sind nicht in unsere Internetseite eingebunden. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, wird die Seite des jeweiligen Anbieters aufgerufen, und Ihr Browser übermittelt diesem Daten, beispielsweise Ihre IP-Adresse.

Für die dortige Datenverarbeitung ist allein der jeweilige Anbieter verantwortlich. Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google (https://policies.google.com/privacy) und der OpenStreetMap Foundation (https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy).

9. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

10. Rechte der betroffenen Person

a) Recht auf Bestätigung

Jede betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber eingeräumte Recht, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Möchte eine betroffene Person dieses Bestätigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

b) Recht auf Auskunft

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, jederzeit von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Ferner hat der Europäische Richtlinien- und Verordnungsgeber der betroffenen Person Auskunft über folgende Informationen zugestanden:

  • die Verarbeitungszwecke
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden: Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs.1 und 4 DSGVO und — zumindest in diesen Fällen — aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person

Ferner steht der betroffenen Person ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, so steht der betroffenen Person im Übrigen das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

Möchte eine betroffene Person dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

c) Recht auf Berichtigung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

Möchte eine betroffene Person dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

d) Recht auf Löschung (Recht auf Vergessen werden)

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

  • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
  • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und eine betroffene Person die Löschung von personenbezogenen Daten, die bei der Otto Schmidt GmbH – Import-Export gespeichert sind, veranlassen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Mitarbeiter der Otto Schmidt GmbH – Import-Export wird veranlassen, dass dem Löschverlangen unverzüglich nachgekommen wird.

Wurden die personenbezogenen Daten von der Otto Schmidt GmbH – Import-Export öffentlich gemacht und ist unser Unternehmen als Verantwortlicher gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO zur Löschung der personenbezogenen Daten verpflichtet, so trifft die Otto Schmidt GmbH – Import-Export unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche, welche die veröffentlichten personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber in Kenntnis zu setzen, dass die betroffene Person von diesen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung sämtlicher Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Der Mitarbeiter der Otto Schmidt GmbH – Import-Export wird im Einzelfall das Notwendige veranlassen.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
  • Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und eine betroffene Person die Einschränkung von personenbezogenen Daten, die bei der Otto Schmidt GmbH – Import-Export gespeichert sind, verlangen möchte, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Mitarbeiter der Otto Schmidt GmbH – Import-Export wird die Einschränkung der Verarbeitung veranlassen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie hat außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Ferner hat die betroffene Person bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DSGVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

Zur Geltendmachung des Rechts auf Datenübertragbarkeit kann sich die betroffene Person jederzeit an einen Mitarbeiter der Otto Schmidt GmbH – Import-Export wenden.

g) Recht auf Widerspruch

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Die Otto Schmidt GmbH – Import-Export verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Verarbeitet die Otto Schmidt GmbH – Import-Export personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person gegenüber der Otto Schmidt GmbH – Import-Export der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die Otto Schmidt GmbH – Import-Export die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der Otto Schmidt GmbH – Import-Export zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt an jeden Mitarbeiter der Otto Schmidt GmbH – Import-Export oder einen anderen Mitarbeiter wenden. Der betroffenen Person steht es ferner frei, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG, ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

h) Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die Entscheidung (1) nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich ist, oder (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten oder (3) mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.

Ist die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich oder (2) erfolgt sie mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person, trifft die Otto Schmidt GmbH – Import-Export angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigten Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

Möchte die betroffene Person Rechte mit Bezug auf automatisierte Entscheidungen geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

i) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.

11. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Der für die Verarbeitung Verantwortliche erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt. Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

12. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6 I lit. a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Produkten oder Leistungen. Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO. In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Besucher in unserem Betrieb verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, seine Krankenkassendaten oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DSGVO beruhen. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist (Erwägungsgrund 47 Satz 2 DSGVO).

13. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden

Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DSGVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner.

14. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

15. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss; Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen muss sich der Betroffene an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.

16. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

Entwickelt von den Legal Tech Spezialisten von Willing & Able, die auch das System für Datenschutz-Folgenabschätzungen entwickelt haben. Die Texte des Datenschutzerklärungs-Generators wurden von Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero und Rechtsanwalt Christian Solmecke erstellt und publiziert.

Stand: Oktober 2026

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We are very delighted that you have shown interest in our enterprise. Data protection is of a particularly high priority for the management of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export. The use of the Internet pages of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export is possible without any indication of personal data; however, if a data subject wants to use special enterprise services via our website, processing of personal data could become necessary. If the processing of personal data is necessary and there is no statutory basis for such processing, we generally obtain consent from the data subject.

The processing of personal data, such as the name, address, e-mail address, or telephone number of a data subject shall always be in line with the GDPR, and in accordance with the country-specific data protection regulations applicable to the Otto Schmidt GmbH – Import-Export. By means of this data protection declaration, our enterprise would like to inform the general public of the nature, scope, and purpose of the personal data we collect, use and process. Furthermore, data subjects are informed, by means of this data protection declaration, of the rights to which they are entitled.

As the controller, the Otto Schmidt GmbH – Import-Export has implemented numerous technical and organizational measures to ensure the most complete protection of personal data processed through this website. However, Internet-based data transmissions may in principle have security gaps, so absolute protection may not be guaranteed. For this reason, every data subject is free to transfer personal data to us via alternative means, e.g. by telephone.

Contents
  1. 1. Definitions
  2. 2. Name and Address of the controller
  3. 3. Hosting of the website
  4. 4. Collection of general data and information (server log files)
  5. 5. No cookies and no tracking
  6. 6. Contact by e-mail or telephone
  7. 7. E-mail communication via Microsoft 365
  8. 8. Links to other providers
  9. 9. Routine erasure and blocking of personal data
  10. 10. Rights of the data subject
  11. 11. Data protection for applications and the application procedures
  12. 12. Legal basis for the processing
  13. 13. The legitimate interests pursued by the controller or by a third party
  14. 14. Period for which the personal data will be stored
  15. 15. Provision of personal data as statutory or contractual requirement; Requirement necessary to enter into a contract; Obligation of the data subject to provide the personal data; possible consequences of failure to provide such data
  16. 16. Existence of automated decision-making

1. Definitions

The data protection declaration of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export is based on the terms used by the European legislator for the adoption of the GDPR. Our data protection declaration should be legible and understandable for the general public, as well as our customers and business partners. To ensure this, we would like to first explain the terminology used.

In this data protection declaration, we use, inter alia, the following terms:

a) Personal data

Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”). An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

b) Data subject

Data subject is any identified or identifiable natural person, whose personal data is processed by the controller responsible for the processing.

c) Processing

Processing is any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

d) Restriction of processing

Restriction of processing is the marking of stored personal data with the aim of limiting their processing in the future.

e) Profiling

Profiling means any form of automated processing of personal data consisting of the use of personal data to evaluate certain personal aspects relating to a natural person, in particular to analyse or predict aspects concerning that natural person’s performance at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behaviour, location or movements.

f) Pseudonymisation

Pseudonymisation is the processing of personal data in such a manner that the personal data can no longer be attributed to a specific data subject without the use of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organisational measures to ensure that the personal data are not attributed to an identified or identifiable natural person.

g) Controller or controller responsible for the processing

Controller or controller responsible for the processing is the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data; where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its nomination may be provided for by Union or Member State law.

h) Processor

Processor is a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller.

i) Recipient

Recipient is a natural or legal person, public authority, agency or another body, to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of those data by those public authorities shall be in compliance with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing.

j) Third party

Third party is a natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, controller, processor and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorised to process personal data.

k) Consent

Consent of the data subject is any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to him or her.

2. Name and Address of the controller

Controller for the purposes of the GDPR, other data protection laws applicable in Member states of the European Union and other provisions related to data protection is:

Otto Schmidt GmbH – Import-Export
Friedrich-Wienke-Str. 12
32791 Lage
Germany
Phone: +49-5232-3256
Email: mail@otto-schmidt.com
Website: www.otto-schmidt.com

3. Hosting of the website

Our website is hosted by IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germany (hereinafter “IONOS”). It consists exclusively of static pages; neither a database nor a content management system is used. All content, including fonts, images and scripts, is delivered directly from our web server at IONOS. When you visit our website, no data is therefore transmitted to other providers, such as Google servers or so-called content delivery networks.

IONOS processes the data generated when our website is accessed (see section 4) exclusively on our behalf and in accordance with our instructions. For this purpose, we have concluded a data processing agreement with IONOS pursuant to Art. 28 GDPR. According to IONOS, this data is not transferred to third countries outside the European Union.

The legal basis for using a hosting provider is Art. 6(1) lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in the secure, reliable and efficient provision of our website.

To protect the transmission of data, our website uses SSL/TLS encryption. You can recognise an encrypted connection by the character string “https://” in the address bar of your browser.

Further information on data protection at IONOS is available at https://www.ionos.com/terms-gtc/privacy-policy/.

4. Collection of general data and information (server log files)

Each time a data subject or an automated system accesses our website, the IONOS web server automatically collects general data and information transmitted by your browser and stores it in the server log files. The following are collected: (1) the website from which an accessing system reaches our website (so-called referrer), (2) the sub-page or file requested, (3) the browser type and version used, (4) the operating system used, (5) the device type, (6) the date and time of access and (7) the Internet Protocol address (IP address). According to IONOS, the IP address is anonymised as soon as it is collected. The complete IP address is only processed briefly insofar as this is technically necessary to deliver the website.

This data is required (1) to deliver the content of our website correctly and (2) to ensure the long-term functionality, stability and security of our website and the underlying systems, in particular to detect and defend against attacks. We do not draw any conclusions about the data subject from this data and do not combine it with other data sources.

On the basis of this anonymised data, IONOS also compiles general access statistics with its “SiteAnalytics” service, for example on the number of page views or on the browsers and device types used. No cookies are set in the process, and no reference to individual persons can be established.

The legal basis is Art. 6(1) lit. f GDPR; our legitimate interest results from the purposes stated above. According to IONOS, the log files are stored for eight weeks and then deleted.

5. No cookies and no tracking

Our website does not set any cookies and does not use comparable technologies (such as the browser’s local storage) to store or read information on your device. Apart from the anonymous access statistics of our hosting provider described in section 4, we do not use any analytics, tracking or advertising services.

Content from other providers, such as videos, maps, fonts or social media plug-ins, is not embedded in our website; the fonts used are loaded from our own server. The JavaScript used on the website serves exclusively for operation, such as the navigation menu and the enlarged view of product images, and does not transmit any data.

6. Contact by e-mail or telephone

Our e-mail address and telephone number are provided on our website. If a data subject contacts us in this way, the personal data transmitted (e.g. name, contact details and the content of the enquiry) will be stored and processed for the purpose of handling the enquiry and for possible follow-up questions. We do not pass on this data to third parties without your consent unless we are legally obliged to do so. We use Microsoft 365 to process e-mails (see section 7).

The legal basis is Art. 6(1) lit. b GDPR if the enquiry is related to the performance of a contract or is necessary for the implementation of pre-contractual measures. In all other cases, the processing is based on our legitimate interest in the effective handling of the enquiries addressed to us (Art. 6(1) lit. f GDPR). The data will be deleted as soon as it is no longer required for handling the enquiry and no statutory retention obligations, for example under commercial or tax law, prevent this.

7. E-mail communication via Microsoft 365

For our e-mail communication and for handling and filing our business correspondence, we use Microsoft 365, in particular the Exchange Online service. The provider is Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland (hereinafter “Microsoft”).

If you send us an e-mail, for example to the address provided on our website, or receive an e-mail from us, the content of the e-mail including any attachments and the associated metadata (e.g. names and e-mail addresses of sender and recipient, date and time as well as technical information such as the IP address of the sending mail server) are processed and stored on Microsoft servers. Incoming e-mails are automatically checked for spam and malware; for security reasons, e-mails with certain file attachments are not delivered (see Blocked File Types). Provided that the sender’s mail server supports it, e-mails are transmitted in encrypted form (TLS).

Microsoft processes this data as a processor on our behalf and in accordance with our instructions. This is based on the Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, which contains the commitments required under Art. 28 GDPR. In addition, according to Microsoft, for certain own business purposes in connection with providing the services, such as billing and account management, internal reporting and business planning as well as financial reporting, Microsoft creates aggregated statistics from pseudonymised usage data without accessing the content of the e-mails; to this extent, Microsoft acts as an independent controller. Microsoft excludes any use of the data for profiling or advertising.

The legal basis for the processing is Art. 6(1) lit. b GDPR insofar as the communication serves the initiation or performance of a contract. Otherwise, it is based on Art. 6(1) lit. f GDPR; our legitimate interest lies in reliable, secure and efficient communication and in protecting our IT systems against spam and malware.

Within the framework of the so-called EU Data Boundary, Microsoft has committed to store and process the data of customers based in the European Union within the EU and the European Free Trade Association (EFTA). In limited cases, for example to ensure the security of the services or for maintenance and support access, data may nevertheless be transferred to third countries, in particular the USA. Such transfers are based on the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2) lit. c GDPR). In addition, Microsoft is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework, for which an adequacy decision of the European Commission exists (Art. 45 GDPR).

We store e-mails for as long as is necessary to deal with the respective matter. We retain business letters and other documents subject to retention requirements for the duration of the statutory retention periods, in particular under commercial and tax law, and then delete them.

Further information can be found in Microsoft’s privacy statement (https://www.microsoft.com/en-gb/privacy/privacystatement) and in the information on the EU Data Boundary (https://learn.microsoft.com/en-us/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn).

8. Links to other providers

Our website contains links to services of other providers, in particular to a video of our products on YouTube (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland) and to a map view of our location on OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, United Kingdom). This content is not embedded in our website. Only when you click on such a link is the website of the respective provider accessed, and your browser transmits data, such as your IP address, to that provider.

The respective provider alone is responsible for the data processing there. Further information can be found in the privacy policies of Google (https://policies.google.com/privacy) and the OpenStreetMap Foundation (https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy).

9. Routine erasure and blocking of personal data

The data controller shall process and store the personal data of the data subject only for the period necessary to achieve the purpose of storage, or as far as this is granted by the European legislator or other legislators in laws or regulations to which the controller is subject to.

If the storage purpose is not applicable, or if a storage period prescribed by the European legislator or another competent legislator expires, the personal data are routinely blocked or erased in accordance with legal requirements.

10. Rights of the data subject

a) Right of confirmation

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller the confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed. If a data subject wishes to avail himself of this right of confirmation, he or she may, at any time, contact any employee of the controller.

b) Right of access

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller free information about his or her personal data stored at any time and a copy of this information. Furthermore, the European directives and regulations grant the data subject access to the following information:

  • the purposes of the processing;
  • the categories of personal data concerned;
  • where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period;
  • the existence of the right to request from the controller rectification or erasure of personal data, or restriction of processing of personal data concerning the data subject, or to object to such processing;
  • the existence of the right to lodge a complaint with a supervisory authority;
  • where the personal data are not collected from the data subject, any available information as to their source;
  • the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Article 22(1) and (4) of the GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and envisaged consequences of such processing for the data subject.

Furthermore, the data subject shall have a right to obtain information as to whether personal data are transferred to a third country or to an international organisation. Where this is the case, the data subject shall have the right to be informed of the appropriate safeguards relating to the transfer.

If a data subject wishes to avail himself of this right of access, he or she may, at any time, contact any employee of the controller.

c) Right to rectification

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her. Taking into account the purposes of the processing, the data subject shall have the right to have incomplete personal data completed, including by means of providing a supplementary statement.

If a data subject wishes to exercise this right to rectification, he or she may, at any time, contact any employee of the controller.

d) Right to erasure (Right to be forgotten)

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay, and the controller shall have the obligation to erase personal data without undue delay where one of the following grounds applies, as long as the processing is not necessary:

  • The personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed.
  • The data subject withdraws consent to which the processing is based according to point (a) of Article 6(1) of the GDPR, or point (a) of Article 9(2) of the GDPR, and where there is no other legal ground for the processing.
  • The data subject objects to the processing pursuant to Article 21(1) of the GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or the data subject objects to the processing pursuant to Article 21(2) of the GDPR.
  • The personal data have been unlawfully processed.
  • The personal data must be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject.
  • The personal data have been collected in relation to the offer of information society services referred to in Article 8(1) of the GDPR.

If one of the aforementioned reasons applies, and a data subject wishes to request the erasure of personal data stored by the Otto Schmidt GmbH – Import-Export, he or she may, at any time, contact any employee of the controller. An employee of Otto Schmidt GmbH – Import-Export shall promptly ensure that the erasure request is complied with immediately.

Where the controller has made personal data public and is obliged pursuant to Article 17(1) to erase the personal data, the controller, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform other controllers processing the personal data that the data subject has requested erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, those personal data, as far as processing is not required. An employees of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export will arrange the necessary measures in individual cases.

e) Right of restriction of processing

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller restriction of processing where one of the following applies:

  • The accuracy of the personal data is contested by the data subject, for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data.
  • The processing is unlawful and the data subject opposes the erasure of the personal data and requests instead the restriction of their use instead.
  • The controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by the data subject for the establishment, exercise or defence of legal claims.
  • The data subject has objected to processing pursuant to Article 21(1) of the GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject.

If one of the aforementioned conditions is met, and a data subject wishes to request the restriction of the processing of personal data stored by the Otto Schmidt GmbH – Import-Export, he or she may at any time contact any employee of the controller. The employee of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export will arrange the restriction of the processing.

f) Right to data portability

Each data subject shall have the right granted by the European legislator, to receive the personal data concerning him or her, which was provided to a controller, in a structured, commonly used and machine-readable format. He or she shall have the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data have been provided, as long as the processing is based on consent pursuant to point (a) of Article 6(1) of the GDPR or point (a) of Article 9(2) of the GDPR, or on a contract pursuant to point (b) of Article 6(1) of the GDPR, and the processing is carried out by automated means, as long as the processing is not necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller.

Furthermore, in exercising his or her right to data portability pursuant to Article 20(1) of the GDPR, the data subject shall have the right to have personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible and when doing so does not adversely affect the rights and freedoms of others.

In order to assert the right to data portability, the data subject may at any time contact any employee of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export.

g) Right to object

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time, to processing of personal data concerning him or her, which is based on point (e) or (f) of Article 6(1) of the GDPR. This also applies to profiling based on these provisions.

The Otto Schmidt GmbH – Import-Export shall no longer process the personal data in the event of the objection, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject, or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

If the Otto Schmidt GmbH – Import-Export processes personal data for direct marketing purposes, the data subject shall have the right to object at any time to processing of personal data concerning him or her for such marketing. This applies to profiling to the extent that it is related to such direct marketing. If the data subject objects to the Otto Schmidt GmbH – Import-Export to the processing for direct marketing purposes, the Otto Schmidt GmbH – Import-Export will no longer process the personal data for these purposes.

In addition, the data subject has the right, on grounds relating to his or her particular situation, to object to processing of personal data concerning him or her by the Otto Schmidt GmbH – Import-Export for scientific or historical research purposes, or for statistical purposes pursuant to Article 89(1) of the GDPR, unless the processing is necessary for the performance of a task carried out for reasons of public interest.

In order to exercise the right to object, the data subject may contact any employee of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export. In addition, the data subject is free in the context of the use of information society services, and notwithstanding Directive 2002/58/EC, to use his or her right to object by automated means using technical specifications.

h) Automated individual decision-making, including profiling

Each data subject shall have the right granted by the European legislator not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning him or her, or similarly significantly affects him or her, as long as the decision (1) is not is necessary for entering into, or the performance of, a contract between the data subject and a data controller, or (2) is not authorised by Union or Member State law to which the controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the data subject’s rights and freedoms and legitimate interests, or (3) is not based on the data subject’s explicit consent.

If the decision (1) is necessary for entering into, or the performance of, a contract between the data subject and a data controller, or (2) it is based on the data subject’s explicit consent, the Otto Schmidt GmbH – Import-Export shall implement suitable measures to safeguard the data subject’s rights and freedoms and legitimate interests, at least the right to obtain human intervention on the part of the controller, to express his or her point of view and contest the decision.

If the data subject wishes to exercise the rights concerning automated individual decision-making, he or she may, at any time, contact any employee of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export.

i) Right to withdraw data protection consent

Each data subject shall have the right granted by the European legislator to withdraw his or her consent to processing of his or her personal data at any time.

If the data subject wishes to exercise the right to withdraw the consent, he or she may, at any time, contact any employee of the Otto Schmidt GmbH – Import-Export.

11. Data protection for applications and the application procedures

The data controller shall collect and process the personal data of applicants for the purpose of the processing of the application procedure. The processing may also be carried out electronically. This is the case, in particular, if an applicant submits corresponding application documents by e-mail or by means of a web form on the website to the controller. If the data controller concludes an employment contract with an applicant, the submitted data will be stored for the purpose of processing the employment relationship in compliance with legal requirements. If no employment contract is concluded with the applicant by the controller, the application documents shall be automatically erased two months after notification of the refusal decision, provided that no other legitimate interests of the controller are opposed to the erasure. Other legitimate interest in this relation is, e.g. a burden of proof in a procedure under the General Equal Treatment Act (AGG).

12. Legal basis for the processing

Art. 6(1) lit. a GDPR serves as the legal basis for processing operations for which we obtain consent for a specific processing purpose. If the processing of personal data is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party, as is the case, for example, when processing operations are necessary for the supply of goods or to provide any other service, the processing is based on Article 6(1) lit. b GDPR. The same applies to such processing operations which are necessary for carrying out pre-contractual measures, for example in the case of inquiries concerning our products or services. Is our company subject to a legal obligation by which processing of personal data is required, such as for the fulfillment of tax obligations, the processing is based on Art. 6(1) lit. c GDPR. In rare cases, the processing of personal data may be necessary to protect the vital interests of the data subject or of another natural person. This would be the case, for example, if a visitor were injured in our company and his name, age, health insurance data or other vital information would have to be passed on to a doctor, hospital or other third party. Then the processing would be based on Art. 6(1) lit. d GDPR. Finally, processing operations could be based on Article 6(1) lit. f GDPR. This legal basis is used for processing operations which are not covered by any of the abovementioned legal grounds, if processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by our company or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data. Such processing operations are particularly permissible because they have been specifically mentioned by the European legislator. He considered that a legitimate interest could be assumed if the data subject is a client of the controller (Recital 47 Sentence 2 GDPR).

13. The legitimate interests pursued by the controller or by a third party

Where the processing of personal data is based on Article 6(1) lit. f GDPR our legitimate interest is to carry out our business in favor of the well-being of all our employees and the shareholders.

14. Period for which the personal data will be stored

The criteria used to determine the period of storage of personal data is the respective statutory retention period. After expiration of that period, the corresponding data is routinely deleted, as long as it is no longer necessary for the fulfillment of the contract or the initiation of a contract.

15. Provision of personal data as statutory or contractual requirement; Requirement necessary to enter into a contract; Obligation of the data subject to provide the personal data; possible consequences of failure to provide such data

We clarify that the provision of personal data is partly required by law (e.g. tax regulations) or can also result from contractual provisions (e.g. information on the contractual partner). Sometimes it may be necessary to conclude a contract that the data subject provides us with personal data, which must subsequently be processed by us. The data subject is, for example, obliged to provide us with personal data when our company signs a contract with him or her. The non-provision of the personal data would have the consequence that the contract with the data subject could not be concluded. Before personal data is provided by the data subject, the data subject must contact any employee. The employee clarifies to the data subject whether the provision of the personal data is required by law or contract or is necessary for the conclusion of the contract, whether there is an obligation to provide the personal data and the consequences of non-provision of the personal data.

16. Existence of automated decision-making

As a responsible company, we do not use automatic decision-making or profiling.

Developed by the specialists for LegalTech at Willing & Able that also developed the system for data protection training online. The legal texts contained in our privacy policy generator have been provided and published by Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero from the German Association for Data Protection and Christian Solmecke from WBS law.

Last updated: October 2026